WEB会議を行うメリットとして、移動するためにかかる時間や経費の削減が挙げられます。出席者が社外にいる場合、通常の会議では移動しなければならず、特に海外にいる場合には簡単には行えません。しかし、WEB会議であればインターネット回線が利用できる場所であればどこでも参加できるので、この手間を省くことができます。これにより社外の人とも容易に会議を行えるようになるため、密接なコミュニケーションができます。

同じようなメリットがある方法としてテレビ会議もありますが、こちらの場合は専用のシステムが必要になり、参加者はそれを利用できる会議室に集まらなければなりません。社内で多数のプロジェクトがあり、対応している会議室が1つしかないような状況では競合が起きてしまうので使いにくくなります。WEB会議の場合はツール、またはブラウザを利用して行えるので、自分の席から参加することもできます。ただし、他のプロジェクトの人が声の聞こえる範囲にいる場合は情報流出の対策として場所を変えるなどの配慮はした方が良いでしょう。

また、共同作業に適しているのも特徴になります。パソコンの画面に資料を表示させることができるので、テレビ会議のようにカメラを切り替える手間がありません。各参加者がこの資料に手を入れることもできます。使用するシステムによって機能に違いはありますが、会議を記録できるものもあるので、後から確認し直すこともできるなどの利便性もあります。

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